ما هو التواصل الفعال؟ أهميته، مهاراته، ومبادئه
للتواصل الفعال مع الآخرين، علينا تعلّم مبادئ وتقنيات معينة لنتمكن من إيصال آرائنا بأفضل صورة. في هذه المقالة، سنشرح مفهوم التواصل الفعال، ونتناول أنواع المهارات اللازمة له . كما سنناقش أسباب أهمية التواصل الفعال في المؤسسات، ومعوقات تحقيقه. لذا، إن كنتم مهتمين بمعرفة خصائص ومبادئ التواصل الفعال، انضموا إلينا.
ما هو التواصل الفعال؟
التواصل الفعال هو عملية تبادل الأفكار والمعارف والمعلومات بما يخدم الغرض على أكمل وجه. ببساطة، التواصل الفعال هو عرض وجهات نظر مرسل الرسالة بطريقة يفهمها المتلقي على أفضل وجه.
ويمكن القول أن التواصل الفعال يشمل بشكل عام ما يلي:
- المرسل: هو الشخص الذي يبدأ عملية الاتصال بإرسال رسالة؛
- المستلم: هو الشخص الذي من المفترض أن تصل إليه الرسالة.
ما هي مبادئ التواصل الفعال؟
في التواصل الفعال، لا يكفي مجرد إرسال رسالة، بل يجب أيضًا تحقيق غرض المُرسِل . مع وضع ذلك في الاعتبار، دعونا نناقش مبادئ التواصل الفعال:
الرسالة واضحة: يجب أن تكون الرسالة التي يريد المرسل نقلها بسيطة ومفهومة، ومؤطرة بشكل منهجي للحفاظ على معناها؛
الرسالة الصحيحة: يجب ألا تكون المعلومات المرسلة غامضة أو غير صحيحة بأي شكل من الأشكال. يجب أن تكون الرسالة خالية من الأخطاء المطبعية والنحوية.
الرسالة الكاملة: التواصل أساس اتخاذ القرار . إذا كانت المعلومات ناقصة، فقد يؤدي ذلك إلى اتخاذ قرارات خاطئة.
الرسالة الدقيقة: يجب أن تكون الرسالة المرسلة قصيرة وموجزة لتسهيل التفسير المباشر ودفع الفرد إلى اتخاذ الإجراءات المطلوبة؛
مراعاة المتلقي: ينبغي التخطيط لوسائل الاتصال والمنصات المادية الأخرى مع الأخذ في الاعتبار موقف المتلقي للرسالة ولغته ومعرفته ومستوى تعليمه وموقعه؛
حسن نية المرسل: ينبغي أن تعكس الرسالة أدب المرسل وتواضعه واحترامه لمتلقي الرسالة؛
الثقة: يجب أن يكون مُرسِل الرسالة واثقًا من هدفه حتى يكون ما ينقله مُطابقًا لعلمه. حتى مُستقبِل الرسالة يجب أن يثق بالمُرسِل وأن يكون قادرًا على الاعتماد على الرسالة المُرسَلة.
أنواع المهارات اللازمة للتواصل الفعال
يمكن القول إن التواصل الفعال فنٌّ، ومهارةٌ تتأتى بالممارسة والخبرة. إليكم بعض المهارات اللازمة للتواصل الفعال.
الملاحظة: يجب أن يكون لدى الشخص مهارات الملاحظة الدقيقة من أجل التواصل بشكل فعال والحصول على مزيد من المعلومات؛
الوضوح والإيجاز: يجب أن تكون الرسالة بلغة بسيطة وواضحة ودقيقة لتترك الانطباع المطلوب لدى المتلقي؛
الإنصات والفهم: أهم مهارة يجب أن يتمتع بها الشخص هي الإنصات الجيد واليقظ والصبور. يجب أن يكون قادرًا على فهم الرسالة وتفسيرها جيدًا؛
الذكاء العاطفي: يجب أن يكون الشخص واعيًا عاطفيًا وقادرًا داخليًا على التأثير على الآخرين؛
الكفاءة الذاتية: لتحقيق أهداف التواصل، يجب على الشخص أن يؤمن بنفسه وقدراته؛
الثقة بالنفس: إن الثقة بالنفس ، باعتبارها إحدى مهارات الاتصال الأساسية، تزيد من قيمة الرسالة؛
الاحترام: إن نقل الرسالة بلطف واحترام قيم ومعتقدات وآراء وأفكار متلقي الرسالة هو جوهر التواصل الفعال.
التواصل غير اللفظي: لتحسين التواصل مع المُستقبِل، يجب على المُرسِل استخدام أساليب غير لفظية. يشمل هذا التواصل غير اللفظي الإيماءات، وتعابير الوجه، والتواصل البصري، ولغة الجسد، وغيرها.
اختيار الوسيلة المناسبة: يُعدّ اختيار وسيلة التواصل المناسبة مهارةً أيضًا. ويُعدّ اختيار الوسيلة المناسبة أمرًا بالغ الأهمية، مع مراعاة الموقف، وأولوية الرسالة، ووجهة نظر المُستقبِل، وما إلى ذلك.
تقديم الملاحظات: التواصل الفعال عملية متبادلة. يجب على كلٍّ من الطرفين تلقي الملاحظات وتقديمها، بحيث يُؤخذ رأي الطرف الآخر في الاعتبار.
ما أهمية التواصل الفعال في المنظمة؟
ربما تساءلتَ عن دور التواصل الفعال في بيئة العمل والأعمال. للإجابة على هذا السؤال، دعونا نتناول أهمية التواصل التنظيمي الفعال:
إدارة الموظفين: التواصل الفعال يضمن الانضباط الشخصي والإدارة الفعالة، لأنه في هذه الحالة يسمع صوت الموظفين من قبل الإدارة العليا ويمكن القول أن هناك تواصل مفتوح في المنظمة.
بناء الفريق: يعمل الأشخاص في المنظمة معًا كفريق واحد لتحقيق أهداف مشتركة، لذا فإن وجود جميع أنواع التواصل الفعال يعزز الروح المعنوية لجميع أعضاء الفريق؛
النمو التنظيمي: يُسهّل التواصل الفعال عمليات اتخاذ القرار، ويُحسّن العلاقات العامة، ويُعزّز القدرة على حل المشكلات . كل هذا يُؤدّي إلى نموّ الشركة وتطورها.
علاقات أقوى: إن التفاعلات غالبًا ما تبسط الأمور، وتشجع الموظفين بشكل إيجابي على الأداء بشكل أفضل والحفاظ على علاقات طويلة الأمد مع أشخاص آخرين في المنظمة؛
تسهيل الإبداع والابتكار: يوفر التواصل الفعال بيئة يكون فيها الموظفون أحرارًا في مشاركة أفكار جديدة من خلال اكتشاف جوانبهم الإبداعية والمبتكرة؛
تقليل سوء الفهم: إن التواصل الفعال مع نقل الرسائل الواضحة والمناسبة يزيل إمكانية حدوث الارتباك وسوء الفهم؛
النمو التنظيمي: إن التواصل الفعال من خلال الحفاظ على علاقات ودية بين الإدارة والموظفين يحسن الأداء التنظيمي ويؤدي إلى تحقيق أهداف الشركة وأغراضها؛
بناء الشفافية والثقة: يشكل التواصل الفعال أساسًا لبناء الثقة ويتيح تبادل المعلومات على أكمل وجه.
حواجز التواصل الفعال مع الآخرين
هناك عوائق تُعيق أحيانًا عملية التواصل، وتجعلها أقل فائدةً للمرسل والمتلقي على حدٍ سواء. تُصنف هذه العوائق إلى ثلاث مجموعات. سنشرح أدناه بالتفصيل عوائق التواصل الفعال.
العوائق المتعلقة بالكلمات
للكلمات دورٌ أساسيٌّ في عملية التواصل. فأيُّ عائقٍ أو تشتيتٍ في طريقة إيصال الرسالة قد يُؤدِّي إلى خللٍ في التواصل.
هناك أنواع مختلفة من حواجز الاتصال المتعلقة بالكلمات وهي كما يلي:
- اللغة: اللغة هي وسيلتنا للتواصل. إذا استخدم مُرسِل الرسالة مصطلحات تقنية مُفرطة، فسيصعب على المُستقبِل فهم الرسالة بوضوح.
- الغموض والاستخدام المفرط للتجريدات: إذا تم تقديم الرسالة في سياق غير واقعي وغامض ومفاهيمي بشكل مفرط، فلن يتمكن المتلقي من التواصل بشكل صحيح مع هذه الفكرة؛
- الرسالة المشوشة: عندما لا يتم تنظيم الكلمات بشكل منهجي لتشكيل رسالة قوية، فإنها تفقد فعاليتها ومعناها؛
- فرط المعلومات: عندما يستمر الشخص في التحدث لفترة طويلة، تنخفض فعالية التواصل. وهذا يؤدي إلى إرهاق متلقي الرسالة وعدم قدرته على مواكبة كل ما يُنقل.
الحواجز المتعلقة بخلفيات الناس
ينحدر الناس من خلفيات ثقافية ومستوى تعليمي وجنس، وغيرها. تُشكّل هذه الخصائص عوائق رئيسية أمام التواصل الفعال، مما يؤثر على كفاءة عملية التواصل. تشمل هذه الفئة العوائق التالية:
- الاختلافات في المواقف: في بعض الأحيان عندما يتبنى الأشخاص وجهات نظرهم حول موضوع معين، فإنهم يقاومون تغيير آرائهم، وبالتالي فإن مواقفهم تمنعهم من تحقيق هدف التواصل.
- الاختلافات الديموغرافية: الاختلافات في العمر، والجيل، والجنس، والوضع، والتقاليد، وما إلى ذلك تخلق نقصًا في التفاهم المتبادل بين الناس، ونتيجة لذلك، تمنع عملية الاتصال من التقدم.
- غياب الخبرة أو المنظور المشترك: تُشكّل تجارب الشخص منظوره للقضايا بطريقة معينة. وتختلف هذه المنظورات من شخص لآخر. لذلك، فإنّ التواصل مع تجربة المُرسِل أو منظوره يُصعّب على المُستقبِل إيصال الرسالة، لأنه ربما لم يسلك هذا المسار من قبل.
- الاستخلاص المتسلسل للنتائج: بعض الناس لا يملكون الصبر الكافي للاستماع إلى ما يقوله الآخرون وغالباً ما يستخلصون النتائج في منتصف المحادثة، وبالتالي يتجاهلون الدافع الحقيقي للرسالة.
الحواجز المادية
يمكن مواجهة هذه العوائق مباشرةً، لكن التغلب عليها صعب. وتشمل:
- المسافة المادية: عندما يتواصل الأشخاص عبر مسافات طويلة، فإنهم يفقدون الجانب غير اللفظي للتواصل ولا يمكن تفسير إيماءات وتعبيرات المتلقي.
- الاضطرابات السمعية : قد تحتوي البيئة أو نظام الاتصال في بعض الأحيان على أصوات غير مرغوب فيها تؤدي إلى تعطيل عملية الاتصال وتتسبب في عدم فعالية الرسالة أو الاتصال؛
- العوائق الفسيولوجية: تُعد الإعاقات الجسدية من أكثر العوائق شيوعًا للتواصل الفعال. ومن هذه العوائق: ضعف السمع، وضعف البصر، والتأتأة، وغيرها.
لذلك يمكن القول أن الهدف المهم من الاتصال هو نقل المعلومة إلى المتلقي بطريقة لا تفقد أهميتها وفي نفس الوقت تصل الرسالة بصورتها الأكثر دقة ووضوحاً.
ملخص
يُسهم التواصل الفعال في بيئة العمل بشكل كبير في تبادل المعلومات والمعارف والآراء المختلفة. في هذه المقالة، أجبنا على ماهية التواصل الفعال، وتناولنا خصائصه ومبادئه. كما ناقشنا معوقات وأنواع مهارات التواصل الفعال وأهميته الكبيرة في المؤسسة. نأمل أن تتمكنوا من خلال قراءة هذه المقالة من تعلم المهارات اللازمة للتواصل الفعال. إذا كانت لديكم أي أسئلة أو تعليقات حول هذه المقالة، يُرجى مشاركتها معنا.
