ما هي المشكلة وما هي أساليب حلها في مكان العمل؟
ربما لم تلاحظ هذا من قبل، لكن كل مشكلة أو مسألة تُنبئنا بوجود خلل في الوقت الحالي، وأننا بحاجة إلى إيجاد طريقة جديدة لحلها. لذلك، من الأفضل أن نحاول مواجهة مشاكلنا بموضوعية ودون إصدار أحكام، وأن نعزز مهارات حل المشكلات، وأن نركز على تعريف المشكلة، وأن نحافظ على هدوئنا، وأن لا ننظر إلى الموقف بتعقيد مفرط. في هذه المقالة، سنشرح بالتفصيل ماهية حل المشكلات، ونُعرّفها، كما سنتناول منهجية إيجاد المشكلات واستراتيجياتها.
ما هو حل المشكلة؟
أولاً، نحتاج إلى معرفة ما هو الحل.
حل المشكلات هو العثور على الأسباب المحتملة للمشكلة والتخطيط والعمل على حلها.
نقضي جميعًا وقتًا طويلًا في حل المشكلات، سواءً في العمل أو في حياتنا الشخصية. بعض هذه المشكلات بسيط ويمكننا حلها بسرعة بأنفسنا، لكن بعضها الآخر تحديات معقدة. نحتاج إلى التعاون والإبداع وبذل جهد كبير لحل جميع أنواع المشكلات.
تعتمد أنواع المشاكل التي نواجهها في العمل بشكل كبير على المؤسسة التي نعمل بها وطبيعة العمل الذي نقوم به. على سبيل المثال، كمدير في شركة خدمات، نقضي أيامنا في حل مشاكل الموظفين وشكاوى العملاء ومشاكل المعدات. من ناحية أخرى، كمصممي طائرات، قد نواجه صعوبات في الديناميكية الهوائية أو نحاول معرفة سبب عدم عمل ميزة أمان جديدة. في الوقت نفسه، كسياسيين، قد نبحث عن حلول لمعالجة العنصرية أو تغير المناخ.
لكل مشكلة قد نواجهها حلول مشتركة يمكننا استخدامها للتعامل معها بفعالية. بهذه التوضيحات، يمكننا جميعًا تعزيز قدرتنا على حل جميع أنواع المشاكل بنجاح من خلال تطوير مهارات حل المشكلات والثقة بالنفس . نأمل أن تكون قد فهمت ماهية حل المشكلات وما يستلزمه. لنلقِ نظرة على كيفية تعريف المشكلة.
ما هي طرق تحديد المشكلة؟
بعد أن شرحنا ماهية حل المشكلات وما يستلزمه، حان الوقت لتعريف المشكلة. الخطوة الأولى لحل أي مشكلة هي فهم ماهيتها تحديدًا، وما إذا كانت مشكلة حقيقية. أولًا، علينا التأكد من أننا نتعامل مع مشكلة حقيقية، وليس أعراضها!
على سبيل المثال، إذا كان أداء الموظفين في قسمٍ ما من الشركة دون المستوى المطلوب، فقد نظن أن المشكلة تكمن في القائمين على العمل. لكن، إذا دققنا النظر، نجد أن المشكلة الحقيقية تكمن على الأرجح في نقص التدريب أو عبء العمل غير المعقول على أعضاء الفريق. في مثل هذه الحالات، بطرح الأسئلة الصحيحة على أنفسنا، يمكننا التعمق في تفاصيل المشكلة واكتشاف السبب الجذري وما يحدث.
بالطبع، تحديد المشكلة لا يعني تحديد كيفية حلها. المهم هو النظر إليها من زوايا مختلفة. إذا تسرعنا في إيجاد حل، فقد نصل إلى حل ضيق الأفق. في هذا الصدد، يمكننا دراسة بعض العوامل التي أدت إلى المشكلة. بهذه الطريقة، سنتوصل إلى المزيد من الأفكار للحلول الممكنة. بعد أن حددنا المشكلة، حان الوقت لشرح مدى تعقيدها.
كيف نفهم تعقيد المشكلة؟
بمجرد تحديد المشكلة والصعوبة الرئيسية التي نحاول حلها، يمكننا البدء في فهم تعقيدها والقضايا المترابطة التي تنطوي عليها. لذلك، من المهم وجود طرق لتصور هذه الفوضى المعقدة وتبسيطها وفهمها.
في هذا الصدد، يُساعدنا رسم المخططات البيانية على تنظيم كيفية ترابط المعلومات ذات المواضيع المشتركة، كما يُساعدنا على فهم العلاقات بينها. يُمكننا أيضًا رسم نوع من مخططات السبب والنتيجة للمشكلة لفهم تعقيدها. في الواقع، لإيجاد حلول عملية للمشكلة، علينا فهم سبب مشكلتنا الأصلية فهمًا كاملًا.
عند مواجهة مشكلة في عملية تجارية، يُساعدنا رسم مخطط انسيابي أو مخطط نظام لتحليل مختلف الأنشطة والمدخلات المتفاعلة على فهم تعقيد المشكلة بشكل أفضل. باستخدام هذا المخطط، يُمكننا تحديد العناصر المفقودة أو المُشكلة التي تعيق استمرار العمل وتُسبب المشكلة المُقابلة.
عادةً ما تبدو المشكلة مسألةً واحدة. ومع ذلك، غالبًا ما تؤدي سلسلة من المشاكل المترابطة إلى مشاكل أكبر. في هذا الصدد، باستخدام أسلوب التعمق ، يمكننا تقسيم مشكلتنا إلى أجزاء أصغر وأسهل إدارة. بعد أن حددنا المشكلة وفهمنا تعقيدها، سنصف أيضًا الأدوات والأساليب اللازمة لحلها.
ما هي أدوات حل المشكلات العامة؟
بمجرد فهمنا للمشكلة التي نواجهها، نكون مستعدين لحلها. في الواقع، تحديد المشكلة وطبيعة المشكلة يرشدنا، ونتيجةً لذلك، يمكننا توليد عدة حلول ممكنة، واختيار الأنسب منها، ثم تطبيق الحل الذي نرغب فيه. هذا هو النهج المكون من أربع خطوات الذي يمكننا اتباعه لحل مشكلتنا على النحو الأمثل.
هناك أيضًا أساليب مختلفة لحل المشكلات يمكننا استخدامها. تشمل هذه الأساليب:
- الجدل البناء: وهو وسيلة لتوسيع وجهات النظر المختلفة وتنشيط المناقشات اللازمة لحل المشكلة؛
- الاستدلال الاستقرائي: يستخدم الاستدلال الاستقرائي أقصى قدر من خبرات الناس ومعرفتهم ويمكنه تسريع عملية إيجاد حل لمشكلة ما؛
- تحليل الوسائل والغايات: والذي يمكن أن يجلب المزيد من الوضوح إلى التفكير في حل المشكلات ويبدأ عملية تنفيذ الحل للمشكلة.
ما هي أنظمة حل المشكلات المحددة؟
هناك أيضًا بعض المشكلات المعقدة أو المهمة التي تتطلب عملية أكثر شمولًا لحلها . في مثل هذه الحالات، يمكننا استخدام مناهج مختلفة لحل المشكلة. من بين هذه المناهج:
- النهج البسيط: يتضمن عملية من سبع خطوات: تحديد المشكلة، وتقصي الحقائق، وتعريف المشكلة، وتوليد الأفكار، والاختيار والتقييم، والتخطيط، والتنفيذ. تستند هذه الخطوات إلى العملية المكونة من أربع خطوات المذكورة أعلاه، وتشكل دورة من فهم المشكلة وحلها. تُحسّن هذه الدورة أداء المؤسسة المعنية باستمرار.
- الاستقصاء التقديري: نهج إيجابي فريد من نوعه لحل المشكلات من خلال فحص الحلول التي يمكن أن تعمل بشكل جيد فيما يتعلق بالقضايا ذات الصلة؛
- منهجية الأنظمة الناعمة: من خلال 4 خطوات، تساعد على اكتشاف المزيد من التفاصيل حول سبب المشكلة الرئيسية ومن ثم تحديد الإجراءات لتحسين الوضع.
ما هي استراتيجيات حل المشكلات الأخرى؟
في هذا القسم، سنتناول استراتيجيات حل المشكلات. لحل المشكلات بشكل فعال، نحتاج أيضًا إلى مهارات أخرى. على سبيل المثال، استخدام الموارد لتحسين إبداعنا يساعدنا على إيجاد مجموعة واسعة من الحلول الممكنة للمشكلة التي نفكر فيها. كما أنه من خلال تعزيز قدرتنا على اتخاذ القرار، يمكننا أن نصبح أفضل في تقييم الخيارات، واختيار الأفضل منها، ثم اختيار كيفية تنفيذها.
يمكن لمهارات أخرى، مثل إدارة المشاريع، أن تُوفر قدرات قيّمة تُعزز عملية حل المشكلات برمتها. تُساعدنا هذه المهارات على إجراء تغييرات فعّالة في عملية حل المشكلات واستدامتها على المدى الطويل.
كيفية استخدام مهارات حل المشكلات في مكان العمل؟
تُعتبر مهارات حل المشكلات مهارةً شخصيةً يُقدّرها جميع أصحاب العمل تقريبًا. من ناحية أخرى، ستتضاعف أهمية مهارات حل المشكلات في المستقبل. وكما يتوقع المنتدى الاقتصادي العالمي، سيسعى أصحاب العمل بشكل متزايد إلى توظيف الباحثين عن عمل المبدعين الذين يتمتعون بمهارات حل المشكلات والتفكير النقدي بحلول عام 2025 وما بعده .
ربما استخدمنا جميعًا مهارات حل المشكلات لحل مشاكلنا دون أن ندرك ذلك. بمعنى آخر، ربما واجهنا جميعًا بعض المشاكل الصغيرة والكبيرة في حياتنا وحاولنا إيجاد حلول لها. ومع ذلك، غالبًا ما تتطلب مشاكل العمل نهجًا منهجيًا وتعاونيًا. في هذا القسم، سنتناول كيفية تعزيز مهاراتك في حل المشكلات في مكان عملك الحالي أو المحتمل.
1. تحديد المشكلة وتعريفها
تبدو الخطوة الأولى بسيطة، مما يُسهّل تجاهلها. لكن قبل أن نعالج أي مشكلة، علينا أن نفهم ماهيتها بدقة.
إذا كنا نتعامل مع عدة مشاكل في آنٍ واحد، فمن الأفضل حلها واحدةً تلو الأخرى. خلال هذه العملية، قد نجد أن العديد من المشاكل مرتبطة بموضوع مشترك. يقول مايكل كوبر، مدرب الأعمال، عن حل المشاكل: "غالبًا ما يكون للمشكلة المحددة جيدًا حلها الخاص في جوهرها"، وهذا ينطبق على أنواع المشاكل التي نواجهها.
لحل مشكلة ما، علينا شرحها بأكبر قدر ممكن من التفصيل. نبدأ بسؤال: "لماذا تُعتبر هذه مشكلة؟" حتى لو كانت لدينا إجابة واضحة على هذا السؤال، لا يزال يتعين علينا الإجابة عليه بدقة. في الواقع، تُثير هذه الإجابة أسئلة أخرى في أذهاننا، والتي يمكننا استخدامها لتوليد أفكار لحل المشكلة، ولتسهيل فهمها على الآخرين. في الواقع، مجرد أن تبدو المشكلة واضحة لنا لا يعني بالضرورة أن الآخرين يشعرون بها بنفس الطريقة.
2. استخدام الإبداع
أحد تعريفات الإبداع هو القدرة على النظر إلى مهمة ما بطريقة مختلفة أو التفكير في مناهج ووجهات نظر جديدة لها. قد تواجه العديد من المؤسسات، وكذلك نحن، نفس المشاكل مرارًا وتكرارًا. في هذه الحالات، باستخدام حل إبداعي في الوقت المناسب، يمكننا إيقاف تكرار المشاكل المتشابهة.
أحد الأطر التي يُمكننا استخدامها هو حل المشكلات الإبداعي، أو اختصارًا CPS، والذي صاغه منظرون مثل أليكس أوزبورن وسيدني بارنز، والذي صاغ أوزبورن مصطلح " العصف الذهني ". هناك العديد من الاختلافات في الخطوات المحددة لهذه العملية. ولكن بشكل عام، تتضمن جميعها فترة من التفكير أو توليد الأفكار حول "التحديات الإبداعية".
يتضمن التحدي الإبداعي أسئلةً مصممةً لتقديم إجابة أو اقتراح لحل مشكلة. يمكن أن يكون التحدي بسيطًا كاستبدال عبارة مثل "أحتاج إلى..." بعبارة أخرى مثل "كيف يمكنني..." أو "بأي طرق يمكنني...". إليك بعض التحديات الإبداعية التي قد تكون مفيدة في مكان العمل:
- كيف يمكننا إدارة وقتنا بشكل أكثر فعالية لتلبية المواعيد النهائية لدينا؟
- كيف يمكننا إعادة تنظيم صندوق الوارد في بريدنا الإلكتروني حتى نتمكن من رؤية الرسائل الأكثر أهمية أولاً؟
- كيف يمكننا استخدام برامج الاتصالات الداخلية لدينا بطريقة تمنع ضياع الرسائل؟
إن تحويل بيان المشكلة إلى سؤال إبداعي مهارة أساسية في حل المشكلات. في الواقع، الأسئلة أوضح بكثير من بيانات المشكلة، مما يُسهّل علينا وعلى الآخرين إيجاد إجابات متعددة محتملة.
3. توليد الحلول المحتملة
في هذه المرحلة، علينا التفكير في إجابات أسئلة "التحدي الإبداعي". هذه هي مهارة حل المشكلات نفسها التي تُعرف أيضًا باسم العصف الذهني. أولًا، نجمع أفكارنا في ملف مُحدد. يُفضل حفظها جميعًا في ملف يُمكننا الرجوع إليه وتعديله لاحقًا. على سبيل المثال، قد تكون عملية العصف الذهني مفيدة عندما نحقق ما يلي:
- سيناريوهات لتشكيل تجمع يمكن أن يكون حضوريًا أو افتراضيًا أو مزيجًا من الاثنين؛
- عرض البيانات كتقرير سنوي بطريقة مفهومة للقراء. يمكن تحقيق ذلك باستخدام الرسوم البيانية والمخططات وغيرها.
بعد أن نفكر في أكبر عدد ممكن من الحلول الممكنة، نعود وندرس كل حل من الحلول المقترحة لنكتسب منظورًا جديدًا لكيفية حل المشكلة. وننصح بهذه الطريقة بالطبع عندما لا تكون المشكلة قيد البحث، ويكون لدينا وقت كافٍ لحلها.
الخطوة التالية هي تحويل بعض أفكارك إلى خطط عملية. عندما ترى الحلول جنبًا إلى جنب، ستلاحظ أن بعض الأفكار مترابطة ويمكن أن تُشكل جزءًا من استراتيجية متماسكة . تذكر، ليست كل فكرة هي الأفضل وتُختار كحل. لذا، إليك بعض النصائح لفرز بعض الأفكار:
- تحديد المعايير مسبقًا، مثل الإطار الزمني، أو قيود الميزانية، أو العوامل الأخرى، التي سنستخدمها للحكم على الأفكار؛
- خذ بعين الاعتبار تجاربنا السابقة مع مشاكل مماثلة وانظر ما هي الحلول التي نجحت في هذه الحالة وما هي الحلول التي لم تكن فعالة.
- استخدم تقنية مصفوفة SWOT للتفكير في جميع زوايا الأفكار؛
- قم بتقسيم الحلول الواسعة والغامضة إلى مهام متعددة خطوة بخطوة.
4. العمل الجماعي
في أي مرحلة من مراحل العملية، قد ندرك أننا لا نملك المهارات أو الخبرات اللازمة لحل المشكلات المطروحة. أو قد نرغب ببساطة في الاستعانة بآراء مختلفة من أعضاء الفريق لحل المشكلة.
تذكر أن الإبداع يعني تجربة أساليب جديدة. في الواقع، قد يخطر ببال شخص آخر فكرة لم تخطر ببالنا من قبل؛
قد يختلف تأثير كل حل على الموظفين تبعًا لظروفهم الوظيفية. ولذلك، قد لا ندرك بمفردنا كيف ستؤثر حلولنا المحتملة على الآخرين؛
عند طرح التحديات أو تقديم أفكار إبداعية، سواءً ضمن مجموعة أو حتى بمفردك، تجنب إصدار الأحكام. قد لا يكون هذا سهلاً بالطبع، خاصةً إذا اختلفنا في رأي أحد زملائنا. مع ذلك، من الأفضل الاستماع إلى حججهم أولاً، فكل شخص يحتاج إلى فرصة لسماع صوته.
في نهاية المطاف، ينبغي أن يكون الحل المقترح ثمرة جهد جماعي، حتى لو كان شخص واحد مسؤولاً عن عملية إيجاد حل للمشكلة. في الواقع، للعمل الجماعي أثر إيجابي على عملية إيجاد الحل. فهو، بطريقة ما، يوحد الجميع حول المشكلة التي نشأت. بمعنى آخر، عندما يفهم جميع أعضاء الفريق المهام وتفاصيلها وكيفية التعامل معها، سيقل الارتباك في حل المشكلة.
5. اتخاذ القرارات والمضي قدمًا
بعد توليد بعض الأفكار وتضييق نطاقها وتطويرها، أصبحنا الآن جاهزين لاختيار الحل الذي نعتقد أنه أكثر فعالية من غيره. بعد تطبيق خطتنا، نمارس مهارة مهمة أخرى من مهارات حل المشكلات، وهي التقييم، ونضع معايير تقييم لتحديد مدى فعالية الحل.
على سبيل المثال، في مكان عملنا، قد نكون قد حددنا إجراءاتٍ للموظفين لتولي مسؤولياتٍ جديدة بعد استقالة زميلٍ مفاجئة أو إقالته. في هذه الحالة، تتضمن معايير التقييم لدينا معايير أداء الموظفين. وقد فعلنا ذلك لضمان إنجاز المهام على أكمل وجه ووفقًا للمعايير التنظيمية. كما نحتاج إلى تقييم قدرة الموظفين على تحمل عبء العمل الجديد، ومدى توزيع المهام بينهم بشكل عادل.
تذكر أنه بعد اختيار الحلول، قد لا تعمل تمامًا كما توقعنا. قد يكون الوصول إلى مثل هذه النتيجة مُزعجًا بعض الشيء، لكن هذا لا يعني فشل عملية حل المشكلة. حل المشكلات جهد مستمر، وإذا عدنا في النهاية إلى فريق الفكرة، فمن المرجح أن نتعلم المزيد في المرة القادمة التي نحل فيها المشكلة.
ما مدى قدرتنا على حل مشاكلنا؟
دعونا نلقي نظرةً صادقةً على مهاراتنا الحالية في حل المشكلات، ثم نسأل أنفسنا ما هي مناهجنا الحالية في حل المشكلات ومدى فعاليتها. السؤال هو: كيف نحل مشاكلنا، وما مدى براعتنا في حل أنواعها المختلفة؟ تُمكّننا إجابة هذا السؤال من تحليل نقاط قوتنا وتحديد سبل معالجة نقاط ضعفنا.
النقاط الرئيسية
- المشاكل جزء لا يتجزأ من حياة كل فرد، سواءً في مكان العمل أو خارجه. لذا، يمكننا جميعًا تعزيز مهاراتنا في حل المشاكل، ومن ثمّ حلها.
- من المهم أن نفهم نهجنا الحالي لحل المشكلة ونعرف أين وكيف نحتاج إلى تحسينه؛
- من الأفضل أن نفهم تعريف وتعقيدات أي مشكلة نواجهها، بدلاً من التسرع في حلها.
- هناك مجموعة واسعة من الأساليب لحل المشكلات التي تساعدنا على توليد إجابات محتملة لمشكلة ما، واختيار أفضلها، ثم تنفيذ حلنا؛
- تتطلب بعض المشكلات المعقدة أو الخطيرة أنظمة أكثر تحديدًا لحل المشكلات، خاصة عندما تتعلق بعمليات الأعمال.
- ومن خلال تعزيز إبداعنا ومهارات اتخاذ القرار وغيرها من مهارات إدارة المشاريع ، يمكننا أن نكون أكثر قدرة على حل جميع المشاكل التي نواجهها.
خاتمة
باستخدام أساليب وتقنيات حل المشكلات الواردة في هذه المقالة، سيزول خوفنا من حل جميع أنواع المشكلات إلى حد ما. لذلك، يجب ألا ننظر إلى المشكلات على أنها أمور مخيفة. في الواقع، إذا تأملنا في ماهية المشكلة تحديدًا، فسنصل إلى استنتاج أنها مجرد انعكاس لوضعنا الحالي. في هذه المقالة، شرحنا بالتفصيل ماهية حل المشكلات، وعرّفناها، وناقشنا أساليب واستراتيجيات حلها. إذا كانت لديكم أي أسئلة أو تعليقات حول هذه المقالة، يمكنكم مشاركتها معنا.
